エルメス バッグのイメージ
実は、salisbury＝ソールズベリのように表記するのが正しい。
語尾の「l」は、原則として「リ」とし、長音をつけないというのが現在の表記法だからである。
「マッキンリ」は、慣用の強いものは「リー」とする。
例えばHenryは「ヘンリー」と書く。
語尾の了は「〜ア」と書く。
地名に多い。
語尾が子音につづく罵もこれに準じて「〜ア」と表記する。
語尾とは別に、イ列・エ列の音の次の「ア」は、「ヤ」と書かず「ア」と書く。
慣用の固定した語はカシミヤ、コンベヤ、ダイヤル、ロイヤルティとする。
「アルミニューム製品」とか「ラジューム温泉」とかいう表し方は望ましくない。
原則として「〜ウム」と表記する。
この形の語尾は、元素名などによくみられるので注意を要する。
Aluminum＝アルミニウムだしPlutonium=プルトニウムだしsymposium＝シンポジウムである。
ただし、慣用の固定したものは「〜ウム」としない。
例えば「後楽園スタジアム」と書く。
また、「クリーム」を「タリウム」と間違えないように。
放送局のDirectorが重役と間違われる。
実は演出家（の長）を表すのだから、ChiefDirectorのように番組なり部門なりを入れたほうがよい。
人間の言葉には、事実を伝えるはたらきと心を伝えるはたらきとがある。
世間一般には、事実を伝えるのがビジネス文書で、心を伝えるのが私信であるかのような誤解がある。
それは違う。
私信に事実の部分かおるように、ビジネス文書にも心は欠かせない。
心のない文章からは、説得力は生まれてこない。
伝達だけにとどまらず、相手に行動への起爆力を与えるものは何であろうか。
また、今日「文書とは何か」といわれたとき、フィルムや録音テープも含まれることは常識となった。
関西電力神奈川火力発電所の操業差し止め訴訟をめぐって、「コンピュータの磁気テープも文書に当たる」という決定が新解釈の第一号となった。
文書の保管と保存が混同されていることが多い。
この扱いがあいまいになると、文書の機能が十分に生かされなくなることもある。
保管、保存というルートをたどることが多いが、「正」「写」という方法で、最初から保存されることもある。
この場合、担当部課で「写」を持つことになる。
文書の左横書きが行われている今日、登記所の登記簿だけは、いまだに右横書きである。
なんとかならないものであろうか。
ビジネス文書作成の心構えは、常に相手に対して、「世話をやかせてすまない」という気持ちをもつことである。
それが、このセワヤカセテルに込められている。
正確にいいかげんはいけない。
わかりやすく理解しやすい文章と簡潔に─だらだらはいけない。
伝達するという目的のなかには、事実だけでなく意思がある。
テーマを先に─主題から先に述べるのは、ビジネス文章の原則。
自己流はいけない。
文書とは、特定の意思を記録し表現することによって、内容を伝達し、あるいは保存する媒体である。
最近のような情報化社会では、記録・伝達・保存の方法が多様化している。
このため、ビジネス文書を考える場合、文字で書かれた「文書」のほかに、図面、パンチカード、磁気テープ、ＶＴＲ、撮影フィルム、マイクロフィルム、その他の記録システムを、場合によって含めなければならない。
文字および符号のみを用いて記録した文書を「狭義の文書」といい、その他の伝達手段を含むとき、「広義の文書」という。
文書には、秘密の扱いがある。
組織運営上あるいは情報利益保持のため、さらには人権に関することで、公表できない内容のものがある。
内容が漏れた場合の内外の影響を考慮したうえで、極秘、（秘密）、部外秘（社外秘）、取扱注意のランクに分け、文書の表題の右上にその旨を表示する。
官庁では、極秘の上に機密のランクがある。
機密とは国家の存亡にかかわるような事項であるから、民間では、普通このランクは用いられない。
表題のような、営業課あての機密文書などということはあり得ない。
ビジネス文書に左横書きの書式が現れ始めたのは、1960年ごろからである。
この左横書きへの移行は、公用文の書き方の変化によるところが大きい。
政府は、1949年に出した「公用文作成の基準」で、すでに左横書きの必要性を示している。
1952年には、国語審議会の建議を経て「公用文作成の要領」に生まれ変わった。
それ以来、官庁関係の文書では、次第に左横書きが実施されるようになり、1960年、自治省が実施しだのにともない、各地方自治体も、一斉にこれにならった。
全国すべての各県、各市町村が左横書きを採用したのは、1960年ごろからである。
この時期と前後して、社会一般のビジネス文書でも左横書きが急速に定着した。
例えば、取引先の会社に市場調査の結果をまとめた報告書を送ったという通知状を作成したところ、用紙に余白が残った。
そこでこの余白に、Ａ商品に関する簡単な問い合わせ事項に対する回答を付け加えたとする。
一見、一石二鳥のようにみえるが、文書の保存機能という面からいうと、整理項目に迷う結果を招く。
処理面からも一つの文書が二つのルートを通るので、結果的には便利どころかきわめて非能率となってしまう。
“Ａ判革命”という「平成の改革」が進んでいる。
Ｂ判の歴史は日本公文書の歴史でもあった。
江戸時代に、美濃判を原点として将軍家御用達となったのが始まりである。
第三次行革審の答申により、一九九三年、総務庁は「行政文書のＡ４判化」を発表した。
ドイツ標準規格から発したＡ判は現在、国際標準規格となっており、日本も今後Ａ時代の国際化に対応していく方向にある。
Ａ項は文書の○○号のとおりである一つの文書が、関連項目の文書の「つづき」という性格で作成されることがある。
このようなとき、項目が「つづき」だからといって、案文までが「つづき」の文章であってはならない。
必ず、一応独立してわかる文章であることが求められる。
例えば「Ａ項は○月○日の文書○○号のとおりであるが、Ｂ項は……である」といった文書が作成されると、関連部署や会議の席上で困ることになる。
「文書○○号参照」ということだけわかっておれば、同程度の総字数の本文で、独立してわかる文章作成はできるものである。
（件名の付け方）月曜会構成員変更の件文書には、内容の主題が一見してわかるように、簡潔な件名（表題）を付ける。
この件名があるとないとでは、事務能率に大きな違いを生ずる。
件名は、「……の件」という書き方をしないで、「……について」とし、さらに「照会」「回答」「通知」「通達」「報告」のような、文書の性質を示す語をカッコで包んで付ける。
「……の件」という書き方から「……について」という表し方に変わったのは、「公用文作成の要領以来で、ビジネス文書に一般化したのは1960年以降である。
件名は、文書の趣旨が一見してわかるものに仕上げる働きをもっている。
例えば、255ページのような悪文の文書であっても、もし簡潔・明確な件名が付いていれば、それだけでも大きく救われる。
一見してわかるためには、単に「○○について」のような、タイトルであっては意味がない。
件名を「業務連絡会議の開催について（案内）」とした場合に、本文で「業務連絡会議を下記のとおり開きますので」と繰り返す必要はない。
「表記の会議を下記のとおり開きますので……」とすればよい。
社内文書で、ごく事務的な通知・連絡の場合には、「表記の……」を外すことさえある。
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